Automazione dell'archiviazione delle ricevute F24
Besana & Lodi è uno studio associato che dal 1993 assiste piccole, medie e grandi aziende in materia di consulenza del lavoro, buste paga e amministrazione delle risorse umane.
Tra le attività svolte periodicamente, in maniera massiva, sono comprese il download delle ricevute F24 presenti nel portale dell’Agenzia delle Entrate e la verifica di quelle eventualmente respinte.
Una volta scaricati, i documenti vanno esportati in PDF tramite il software “Desktop Telematico-Entratel” e i file, così creati, vengono caricati nell’apposita sezione del gestionale Zucchetti.
Il download mensile prevede in media 40-50 file.
Al fine di ottimizzare i processi, il cliente ci ha affidato l’automazione di questa attività.
L’azienda ha deciso di avvalersi del servizio automatizzato di archiviazione delle ricevute F24, attraverso l’RPA per:
- Risparmiare tempo su un’attività ripetitiva che non richiede competenza specifica ma che comunque richiede attenzione;
- Eliminare gli errori operativi che spesso emergono nel processo di lavoro;
- Rendere disponibili degli operatori da poter dedicare ad attività più complesse e a maggior valore aggiunto.
Quali sono stati gli step del processo di lavoro disegnato da Humason per Besana & Lodi
Il nostro progetto ha previsto l’automazione dell’intero processo di archiviazione degli F24: il cliente deve solo avviare il Robot; le fasi di progetto per arrivare all’automazione dell’attività sono stati:
- Analisi funzionale delle diverse attività dell’operatore (mappatura delle attività);
- Affiancamento dell’operatore per la rilevazione delle eccezioni e particolarità di ogni azione da automatizzare;
- Produzione di un Robot in Beta version da far testare e vidimare all’operatore;
- Configurazione definitiva del Robot in ambiente produzione;
- Training operatore per l’uso del nuovo sistema.
I task del processo completati con i Robot
Il progetto prevede lo svolgimento automatico di tutti i task del processo di raccolta degli F24.
Il robot esegue diverse operazioni, che possiamo suddividere in quattro fasi distinte:
- Portale Agenzia delle Entrate: autenticazione, scarico ricevute ed eventuale invio report all’operatore, tramite email, delle ricevute rifiutate;
- Desktop Telematico-Entratel: apertura delle ricevute e decodifica delle stesse in quanto criptate;
- Desktop Telematico-Entratel: generazione del pdf delle ricevute aperte;
- Applicativo web Zucchetti: caricamento dei documenti prodotti nella sezione dedicata.
Per ogni fase del processo, viene tenuta traccia dei passi eseguiti, in modo da poter ripartire da dove ci si è eventualmente interrotti, in caso di errore. Gli step sono sempre eseguiti in sequenza a partire dal primo.
All’avvio del flusso di lavoro è possibile selezionare la fase da eseguire. Se non vi sono stati errori nell’ultima esecuzione, si parte dalla prima fase, altrimenti c’è la possibilità di far partire il robot dalla fase in cui si era interrotto.
Al termine del processo viene inviata all’operatore un’email con il resoconto delle operazioni eseguite e di eventuali errori/eccezioni. Il processo viene eseguito solo su richiesta dell’utente.
Video con il dettaglio dei task automatizzati
Nel video riportato di seguito è rappresentata la sequenza dettagliata di tutti i passaggi del processo nei 4 step principali:
- Portale Agenzia delle Entrate
- Accesso al sito dell’Agenzia delle Entrate
- Selezione dell’utenza
- Selezione sezione Ricevute
- Analisi e scarico ricevute F24 secondo specifiche e spedizione email per eventuali ricevute rifiutate
- Salvataggio elenco ricevute scaricate in file di testo (per step successivo)
- Desktop Telematico-Entratel (passaggio 1)
- Avvio del programma
- Login
- Selezione menù Entratel->Ricevute->Apri
- Ricerca e selezione di tutte le ricevute scaricate presenti nell’elenco file di testo generato dallo step precedente
- Inserimento password per generazione delle ricevute
- Generazione ricevute tramite click su pulsante “Apri ricevute”
- Salvataggio elenco ricevute generate in file di testo per step successivo
- Desktop Telematico-Entratel (passaggio 2)
- se è il primo step ad essere eseguito:
- Avvio programma
- Login
- Selezione menù Entratel->Ricevute->Visualizza/Stampa
- Selezione ricevuta da stampare in pdf
- Selezione opzione “Ricevuta completa”
- Click su pulsante “Visualizza/Stampa”
- Selezione tab con visualizzazione PDF
- Salvataggio PDF
- Ripetizione dei passaggi per tutte le ricevute presenti nel file di testo generato dallo step precedente
- Salvataggio elenco ricevute stampate in file di testo
- se è il primo step ad essere eseguito:
- Applicativo web Zucchetti
- Accesso all’applicativo
- Selezione della sezione importazione ricevute
- Selezione intermediario
- Selezione flag “Escludi dall’importazione…”
- Click su “Aggiungi file” due volte, una per la selezione del pdf e la seconda per il relativo file ricevuta
- Click su “Importa/Pubblica ricevute”
- Ripetizione da “Selezione intermediario” per tutte le ricevute presenti nel file di testo generato dallo step precedente
I vantaggi dell’automazione della raccolta delle ricevute F24 in termini di tempo
Il progetto di automazione che abbiamo realizzato sostituisce completamente la persona eseguendo praticamente il 100% del lavoro. Grazie all’utilizzo del Robot, l’operatore è completamente scaricato del lavoro e deve solo avviare l’attività e verificarne l’esito.
In rari casi di errore, si dedica un piccolo effort manuale per verificare il problema e riavviare il processo.
La reazione del Cliente e degli operatori interessati dopo l’adozione dell’automazione
Gli operatori sollevati da questa attività ripetitiva sono stati felici di potersi dedicare ad altro; il Cliente, a sua volta, ha potuto ottimizzare i processi aziendali, destinando più tempo e risorse ad altri obiettivi strategici.
