RPA e registrazione del carico ore lavorate

Besana & Lodi è uno studio associato che dal 1993 assiste piccole, medie e grandi aziende in materia di consulenza del lavoro, buste paga e amministrazione delle risorse umane in ogni loro sfaccettatura. Ad oggi lo studio gestisce centinaia di aziende e, per questo motivo, quotidianamente si trova a reiterare attività massive di inserimento dati che richiedono tempi lunghi con un margine di errore che cresce esponenzialmente con la quantità di dati da inserire.

Al fine di ottimizzare i processi, il cliente ci ha affidato una serie di attività su cui implementare l’automazione totale o parziale con l’RPA, a seconda del tipo di obiettivo da raggiungere.

Tra queste ci è stato accordato il progetto di automazione della registrazione del “carico ore lavorate” dai dipendenti di una Azienda Cliente che svolgono attività su progetti o commesse diversi, con relativa suddivisione delle ore per Centro di Costo.

Una delle criticità riscontrate è che maggiore è il numero dei dipendenti che hanno lavorato su più progetti (quindi su più Centri di Costo), maggiore è il volume dei dati da inserire nel gestionale e più probabile l’errore nelle operazioni di input, visto che mediamente si inseriscono manualmente quasi 1000 righe di dati ogni mese.

Perché lo studio Besana & Lodi ha deciso di ricorrere all’RPA per l’automazione del carico ore lavorate

Il Cliente ha deciso di avvalersi di servizi personalizzati con l’RPA per:

• Automatizzare processi ripetitivi e lunghi che non richiedono una competenza specifica ma che comunque richiedono attenzione;
• Sgravare gli operatori da attività a basso valore aggiunto ma comunque dispendiose in termini di tempo;
• Eliminare i fisiologici errori operativi;
• Rendere disponibili delle risorse da poter dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.

Quali sono stati gli step del processo di lavoro disegnato da Humason per Besana & Lodi

Il nostro progetto ha previsto l’automazione dell’intero processo di registrazione del carico ore: l’utente deve solo fornire i files di input ed avviare il Robot; le fasi di progetto per arrivare all’automazione dell’attività sono stati:

• Analisi funzionale delle diverse attività dell’operatore (mappatura delle attività);
• Affiancamento dell’operatore per la rilevazione delle eccezioni e particolarità di ogni azione da automatizzare;
• Produzione di un Robot in Beta version da far testare e vidimare all’operatore;
• Creazione di un programma specifico per rielaborare file di input con formato idoneo;
• Configurazione definitiva del Robot in ambiente produzione;
• Training operatore per l’uso del nuovo sistema.

I task del processo completati con i Robot

Il progetto prevede lo svolgimento automatico di tutti i task del processo di registrazione del carico ore lavorate (inclusa l’elaborazione dei file di input in modo da ottenere i dati richiesti per il coretto caricamento nel sistema gestionale).

In particolare il Robot si occupa di:

• Elaborazione dei files di input per il calcolo dei dati con cui alimentare il sistema gestionale;
• Aprire pagine Web o applicazioni locali e/o in cloud, anche con accessi utente/password;
• Download/Upload di file su Web e/o Applicazioni Locali/Sistemi Gestionali;
• Selezionare menù, pulsanti e tabelle su pagine Web o applicazioni locali del PC;
• Spostare, copiare o eliminare file sul computer.